作者／方可成

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因为运营着一个会员计划，我经常会给订户发送邮件：欢迎邮件、续费提醒邮件，等等。每次邮件群发出去，总能迅速收到一些回复——当然，没有谁能做到秒回，这些回复都是邮箱的自动回复。内容大多是模板化的：你好，邮件收到了，会尽快回复。

这种邮箱自动回复，在学生中尤其流行。我收到的自动回复，绝大部分都来自在校学生。

在这里，我想给大家提个建议：自动回复功能不是这样用的，最好将它取消掉。

“自动回复”的正确用法

电子邮件服务商提供“自动回复”功能，主要是为了满足一类特定人群的需求：因为休假、旅游等原因，无法正常查收邮件的人，尤其是职场工作人士。

比如，我们学院的一位职员正在休产假，她的邮箱设置的自动回复是：

你好，我正在休产假，感恩节之后才能回到工作岗位。在此期间，XXX将负责我的日常工作，她的邮箱是XXXXX。

不管是几个月的产假，还是一两周的年假，还是半天的临时出行，都可以设置一个自动回复，让工作上有来往的人能够了解你的状况，并可以知道如何处理紧急事务。

但是一定要记住：按时取消自动回复，或者在设置自动回复的时候就严格设定好时间。否则，就可能闹出上班几个月了邮箱却还在回复“你好，我在休产假”的笑话。

为什么不应该设置常规性的自动回复

所以，自动回复是供你在无法查收邮件时使用的。虽然你也可以设置长期、固定的自动回复，告诉别人“我收到邮件了，会尽快回复”，但我非常不推荐这样做，因为——

首先，这会给发邮件的人造成骚扰。每次给你发送或回复邮件的时候，都会收到一封内容完全相同的自动回复，即便不点开看，也不会是一种非常愉快的体验。

其次，这种自动回复邮件并不会起到“我收到邮件了”的提醒作用。在电子邮件的世界里，默认的状态是所有邮件都会安全寄达、无需回执，现在很多邮箱都有发送状态提示。“我收到邮件了”这样的自动回复是多此一举，画蛇添足。

退一步说，即便邮件存在丢失的情况，自动回复也不能改善这一状况。假设我给你发了一封邮件，寄丢了，你并没有收到，所以你设置的自动回复没有被触发。而我这边还是不知道你到底收到没有，因为默认状态下大家的邮箱都是没有自动回复的。除非我明确知道你设置了自动回复，否则这样的信息毫无意义。

另外，发邮件的人期待的是你亲自打开邮件、阅读、回复。自动回复不代表你会打开邮件仔细阅读，更不代表你真的会回复。所以，收到自动回复的人并不会觉得更加安心。

我知道，有一些人设置常规性的自动回复是被要求的。有一名学生曾经跟我说，辅导员要求他们设置自动回复，以确保班级通知都成功寄送。

对于这种要求，我觉得可以理解。但是，这种自动回复的确是一种非常不职业的行为。当大家走入职场，或者申请国外留学时，请记得把自动回复取消掉，否则真的有可能减掉你的印象分。

这是电子邮件礼仪的基础原则之一。